7 jel, hogy vállalkozása kinőtte az Excelt

Szinte minden kisvállalkozás Excel-táblákkal indul. Rugalmasak, mindenki ismeri őket, és nem kerülnek semmibe. Ahogy azonban nő a cég, ugyanezek a táblák csendben szűk keresztmetszetté válnak. Íme hét jel, hogy Ön is elérte ezt a pontot.

1. Csak egy ember érti igazán a táblázatokat

Ha a készlet- vagy ártábla csak azért működik, mert egy kolléga tudja, melyik cellához nem szabad nyúlni, akkor a cég ettől az egy embertől függ. Egy szabadság, betegség vagy felmondás valódi kockázat.

2. Ugyanazt az adatot több helyre is beírják

A rendelés bekerül a webshopba, aztán a számlázóba, aztán a készlettáblába. Minden újabb másolás elvesztegetett idő – és esély egy elírásra, ami a számlán vagy a kiszállításnál köt ki.

3. Senki nem tudja, melyik a legfrissebb verzió

A „Keszlet_vegleges_v3_JAVITOTT.xlsx” e-mailben körbeküldve klasszikus eset. Ha többen dolgoznak másolatokon, a számok soha nem egyeznek pontosan.

4. Egyszerű kérdésekre sem tud gyorsan válaszolni

Mennyi készletünk van most? Melyik ügyfél nem fizetett még? Mekkora volt az árrés ezen a terméken az előző negyedévben? Ha ezek megválaszolása órákig tartó kézi munka, akkor vakon hoz döntéseket.

5. A hibákat az ügyfelek veszik észre, nem Ön

Rossz árak, nem létező készlet eladása, elcsúszott határidők – bonyolult táblázatoknál a hibák átcsúsznak, és először a vevők szembesülnek velük.

6. A fájlok lassúak, összeomlanak

A sok képlettel és hivatkozással teli, hatalmas fájlok lassúvá és törékennyé válnak. Egy elrontott képlet hetekig észrevétlenül ronthatja az adatokat.

7. Embert vesz fel adatok mozgatására

Ha valakinek a munkaidejéből egyre nagyobb részt tesz ki az adatok másolása, ellenőrzése és átformázása, az egyértelmű jel: ezt egy szoftvernek kellene végeznie.

Mi a következő lépés?

Nem kell mindent egyszerre lecserélni. A legjobb, ha a legfájóbb folyamattal kezd – ez gyakran a készlet- vagy rendeléskezelés –, és köré egy egyszerű, egyedi rendszert épít. Később ez lépésről lépésre bővülhet, és összekapcsolható a számlázóval, a webshoppal vagy a könyveléssel.

• Írja össze, mely táblázatoktól függ a vállalkozása.
• Jelölje meg azokat, ahol a hibák vagy a dupla munka a legtöbbe kerül.
• Ott kezdjen – egy kicsi, jól körülhatárolt első verzióval.

Ha több jelet is felismert, szívesen átnézem a jelenlegi működését egy ingyenes konzultáción, és őszintén megmondom, megéri-e Önnek egyedi szoftver.